Od 2026 roku biura rachunkowe muszą być gotowe do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur we własnym zakresie oraz w imieniu wielu klientów jednocześnie. To oznacza pozyskiwanie uprawnień od klientów, nadawanie dostępów pracownikom, pobieranie faktur dla dziesiątek, a czasem setek podmiotów i reagowanie na problemy techniczne w czasie rzeczywistym.
Dla wielu biur najważniejszym elementem przygotowań będą szkolenia księgowe, które pomogą uporządkować procesy i wdrożyć nowe procedury związane z KSeF. Samodzielne działanie bez wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za obsługę platformy może szybko doprowadzić do chaosu. Klienci będą potrzebować wsparcia, pracownicy – jasnych instrukcji, a sam system wymaga stałej koordynacji.
Dlatego coraz więcej biur decyduje się na powołanie specjalisty ds. KSeF lub przeszkolenie wybranych osób w tym kierunku, aby zapewnić płynne i bezpieczne przejście do nowego modelu pracy.
Jednym z największych wyzwań związanych z obsługą KSeF jest uzyskanie od klientów formalnych upoważnień do wglądu w ich faktury. Bez tego biuro nie będzie mogło świadczyć usług księgowych w nowym systemie. Część klientów może mieć obawy przed nadawaniem dostępu, nie zdając sobie sprawy, że biuro i tak przetwarza ich dane finansowe w ramach współpracy.
Rolą specjalisty ds. KSeF jest wyjaśnienie tych procedur, pomoc w wypełnianiu formularzy i dopilnowanie, by wszystkie uprawnienia zostały nadane z odpowiednim wyprzedzeniem. To zadanie, które wymaga zarówno wiedzy technicznej, jak i dobrej komunikacji i cierpliwości w pracy z klientami.
Wprowadzenie KSeF to dla biur rachunkowych obowiązek, jak i szansa na rozwój i poszerzenie oferty. Część klientów będzie oczekiwać pełnej obsługi – od wystawiania faktur w ich imieniu, po pobieranie dokumentów zakupowych i ich automatyczne księgowanie. Inni poradzą sobie samodzielnie, ale chętnie skorzystają z doradztwa i wsparcia w konfiguracji systemu.
Specjalista ds. KSeF wspiera biuro w tworzeniu nowej struktury usług, segmentacji klientów i opracowaniu dopasowanych pakietów. Pomaga także w ustalaniu cenników oraz w komunikacji z klientami, pokazując im realne korzyści z pełnej obsługi e-fakturowania przez biuro rachunkowe.
Bez solidnego przygotowania merytorycznego obsługa KSeF dla wielu klientów może szybko przerodzić się w wyzwanie organizacyjne. Pracownicy biura rachunkowego potrzebują szkoleń z obsługi systemu, procedur autoryzacji, zarządzania uprawnieniami oraz rozwiązywania typowych problemów technicznych. Dobre szkolenie powinno uwzględniać specyfikę pracy wielopodmiotowej i opierać się na praktycznych scenariuszach.
Wyznaczenie osoby na stanowisko specjalisty ds. KSeF wymaga jeszcze bardziej zaawansowanego przygotowania. Taka rola łączy znajomość zasad działania platformy z wiedzą z zakresu bezpieczeństwa danych, archiwizacji, automatyzacji procesów i audytu zgodności z przepisami.
Właśnie w tym zakresie wsparciem jest kurs specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych organizowany przez Krajową Izbę Księgowych. Jego celem jest przygotowanie zespołów do bezpiecznej i efektywnej obsługi systemu w imieniu klientów.
Krajowa Izba Księgowych jest wpisana do rejestru instytucji szkoleniowych Urzędu Pracy, co umożliwia osobom bezrobotnym ubieganie się o dofinansowanie kosztów szkolenia. Płatność można rozłożyć na trzy raty, a kurs rozpocząć od razu po dokonaniu pierwszej wpłaty.
Więcej informacji o programie, zapisach i wymaganiach technicznych znajdziesz na portalu kik.edu.pl.
poleca:
